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Word2007创建和打印大宗邮件的信封(二)

2013-09-04来源:office官网
如果希望在信封上包含寄信人地址,可以在开始处理信封主文档之前完成此设置。此外,最好先尝试打印几个测试信封,以验证配置的打印选项是否适合您的打印机。

设置信封

如果希望在信封上包含寄信人地址,可以在开始处理信封主文档之前完成此设置。此外,最好先尝试打印几个测试信封,以验证配置的打印选项是否适合您的打印机。

设置信封:设置寄信人地址

1.启动 Word。

2.单击“Office 按钮” ,然后单击“Word 选项”。

3.单击“高级”。

4.向下滚动,然后在“常规”下的“通讯地址”框中键入所需的寄信人地址。

Word 会存储该地址,以便您可以根据需要,随时将寄信人地址插入文档。

5.单击“确定”。

设置信封:验证打印选项

在用打印机打印一批信封之前,为避免使用错误的打印方式,可以先验证打印机选项的设置是否正确。

1.在“邮件”选项卡上的“创建”组中,单击“信封”。

Word2007设置信封
图1

2.单击“选项”选项卡,然后单击“信封选项”选项卡。

3.在“信封尺寸”框中,单击与您的信封尺寸相符的选项。

如果没有与您的信封尺寸相符的选项,请滚动到列表底部,单击“自定义尺寸”,然后在“宽度”和“高度”框中键入您的信封尺寸。

4.单击“打印选项”选项卡。

打印机驱动程序会将有关应如何将信封加载到打印机的信息发送给 Word。此信息将显示在“信封选项”对话框的“打印选项”选项卡上。

Word2007设置信封
图2

•送纸方式决定信封的位置(靠右、居中、靠左)以及是将信封的长边还是短边送入打印机。

•信封的正面可以朝上或朝下。正面是打印地址的那一面。

•如果首先送入短边,则可能需要旋转信封,这样可避免信封正面的文字在打印出来后是倒置的。

在下图中,信封放置在右侧、正面朝下、封盖朝上,并且短边送入打印机,这与上面所显示的对话框中的设置相符。

Word2007设置信封
图3

5.按照对话框中所示加载信封。

6.单击“确定”。

7.在“收信人地址”框中键入一些测试文字,然后单击“打印”以打印信封。

8.验证打印出的信封是否正确。

9.如果打印不正确,请执行下列任一操作:

查阅打印机信息(如果提供),以确定如何将信封加载到打印机。

更新打印机驱动程序。

返回“信封选项”对话框的“打印选项”选项卡,并对打印选项进行相应的调整。再次打印信封。重复此过程,直到打印选项配置所产生的结果令您满意为止。

10.在正确打印出测试信封后,请记下“信封选项”对话框的“打印选项”选项卡上的设置,以便以后可以在邮件合并期间重复使用。

设置信封:处理信封主文档

1.启动 Word。

默认情况下,一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档,便无法使用下一步的命令。

2.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”。

Word2007设置信封
图4

3.单击“信封”。

4.在“信封选项”对话框中,单击“信封选项”选项卡,然后在“信封尺寸”框中,单击与您的信封尺寸相符的选项。

如果没有与您的信封尺寸相符的选项,请滚动到列表底部,单击“自定义尺寸”,然后在“宽度”和“高度”框中键入您的信封尺寸。

5.在“收信人地址”和“寄信人地址”部分中,根据需要对格式进行一些调整。在对话框的“预览”部分可以查看布局设置的结果。

6.如果打印设置的验证结果表明需要对设置进行调整,请单击“打印选项”选项卡,然后进行必要的调整。

7.完成后,单击“确定”。

Word 即会创建一个文档,其页面大小与指定的信封尺寸相符。如果在 Word 中设置了寄信人地址,则该地址将显示在该文档页的一个框中。另一个空白框将包含收信人地址。若要显示框边界,请在信封正文中单击希望显示收信人地址的位置。

设置信封:恢复邮件合并

如果您需要停止使用邮件合并,可以先保存信封主文档,然后在以后恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格,Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。

1.准备好恢复合并时,打开文档。

Word 会显示一条消息,要求您确认是否要打开文档,那样会运行 SQL 命令。

2.由于此文档已连接到数据源,而且您要检索数据,因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源,可以单击“否”,以防止对数据的潜在恶意访问。

此时,文档文本和您插入的所有域都会显示出来。

3.单击“邮件”选项卡,恢复工作。

相关软件下载:
Microsoft Office 2007 简体中文版下载
  • 软件名称:Microsoft Office 2007 简体中文版
  • 大小:589.50MB 版本:2007 简体中文版 类别:办公软件
  • 语言:中文使用平台:Win_xp/Win7/Win8/Ubuntu